2023年9月26日
Notionは、情報の整理やタスクの管理、チームでのコラボレーションを助けるオールインワンのツールとして人気を集めています。この記事では、Notionの主な特徴や活用方法について詳しく解説します。
Notionとは？
Notionは、メモ、ドキュメント、タスクをオールインワンで管理できるクラウドベースの情報整理アプリです。
かなり自由度が高いアプリですので、何ができるのか？といえば、情報を整理するような用途で幅広く使えます。
Notionで具体的な使い方は無限に考えられますが、主なところでは以下のような使い道が考えられます。
個人利用：
日記、目標管理、Todoリスト、読書リスト、予算・家計簿、学習の記録管理、映画や音楽の見たいリスト、ほしい物リスト、ポートフォリオ、スケジュール管理、などなど法人利用：
プロジェクト管理、社内Wiki、会議の議事録、タスク管理、チームカレンター、顧客管理、営業・リード管理、社内ポリシーや規約集、在庫・資産の管理、契約書の管理
どうしてこのような使い方ができるのか？それはこれから説明するNotion特有の機能がこれらの自由度の高い使い方を可能にしています。
Notionの特徴
ページ
Notionの中心となるのが「ページ」です。これはテキスト、画像、データベースなど、さまざまな要素を自由に組み込むことができる領域で、一つのトピックやアイディアについてまとめることができます。
ページは階層を持つことができますので、フォルダ管理のような感覚でページを管理できます。
また、ページにはNotionで取り扱う内部のページやデータベースとの連携のほかに、URLリンクや外部の埋め込みなど、幅広い外部連携もできますので、情報の整理や情報の参照に役に立ちます。
データベース
データベースでは、自分でカスタマイズした項目で表のような形で情報を整理できます。
一つ分かりやすい表現をすれば、エクセルやスプレッドシートのようなものです。
データベースはほかのページにインラインデータベースとして埋め込むこともできます。
データベース機能では、日付も管理できますので、プロジェクトの進捗管理など、情報を効率的に管理・整理することができます。
データベースにはビューと呼ばれる、複数の表示方法があり、目的におうじて最適なビューを選択することで、さらに使い勝手がよくなります。
ワークスペース
「ワークスペース」は、チームやプロジェクトごとの情報を一元的に集約する場所です。メンバー間での情報共有やコラボレーションが容易になります。
ワークスペースの中には、チームスペースやプライベートセクションがあり、組織の所属と範囲や権限の範囲をコントロールすることができます。
Notionのおすすめの使い方
ドキュメント
Notionでは、シンプルかつパワフルなドキュメントを作成することができます。テンプレートを使用して、効率的に情報を整理することも可能です。
ノート
日常の思考やアイディア、ミーティングのメモなどを簡単に記録・整理できます。
この例では、ミーティングをデータベースとして管理しています。データベースの一つの項目をページとして取り扱うこともできます。データベースとしてステータスや日付を管理しつつ、内容は1項目をページとして扱うことで、階層を持った情報を取り扱うことができます。
プロジェクト管理
タスクの進捗や目標の達成度を一目で確認できるガントチャートやカレンダー、チケット管理機能を利用して、プロジェクトを効率的に進めることができます。
ビューを「タイムライン」に変えると、実際のカレンダー上で進行を管理できますので、非常におすすめです。
タイムラインビューは、タスクが多岐にわたる場合や、関係するメンバーが多くなる場合に、非常に有用です。実際に弊社でも、タイムラインビューを活用したプロジェクト管理を行なった際、管理工数が50%削減えきたこともあります。
Wiki
チームのナレッジや情報を一元的に整理・共有するためのWiki機能も提供されています。
エンジニアリング
エンジニアリングチーム向けのプロジェクト管理ツールとしても、Notionは高い評価を受けています。
デザイン
デザインワークフローを効率化するためのツールやテンプレートが提供されており、リモートでのデザインチームのコラボレーションもサポートされています。
人事・人材
新入社員の研修マニュアルを整備したり、HR関連のタスクを効率的に管理するための機能が充実しています。
チームでの利用
チームスペースやグループのアクセスレベル
チームメンバーごとのアクセス権限を細かく設定することで、情報のセキュリティを確保しつつ、必要な情報を効率的に共有することができます。
エンジニアリングチームのプロジェクト管理
エンジニアリングプロジェクトの全側面を管理するためのツールやテンプレートが提供されています。
デザインチームの効率化
リモートでのデザインチームのコラボレーションやコミュニケーションを改善するための機能が充実しています。
WEBページとしての公開
Notionのページは、公開設定を変更することで、外部のユーザーとも共有することができます。これにより、簡易的なウェブサイトやランディングページとしての利用も可能です。
Notion AIの活用
Notion AIは、マーケティングコピーの改善や読書リストの最適化など、さまざまなタスクを効率的に進めるためのAI機能を提供しています。
料金プラン
Notionは、個人利用から大企業向けまで、さまざまな料金プランを提供しています。
料金プランを見るに、個人利用は基本的に無料で使えるようにしています。チーム利用など、本格的な利用から料金がかかるような仕組みとなっています。
| プラン名 | 料金 | 主な特徴 |
|---|---|---|
| フリー | 無料 | – 個人利用ならブロック数の制限なし – チームでの利用はブロック制限のある体験版 – 7日間のページ履歴 – 10名のゲストを招待可能 |
| プラス | $8/ユーザー/月 (毎年請求) $10 (毎月請求) | – チームで使える無制限のブロック – 無制限のファイルアップロード – 30日間のページ履歴 – 100名のゲストを招待可能 |
| ビジネス | $15 (毎年請求) $18 (毎月請求) | – SAML SSO – プライベートチームスペース – PDFの一括エクスポート – 高度なページアナリティクス – 90日間のページ履歴 – 250名のゲストを招待可能 |
| エンタープライズ | デモを依頼する | – ユーザープロビジョニング（SCIM） – 高度なセキュリティ設定 – 監査ログ – カスタマーサクセスマネージャー – 無制限のページ履歴 |
まとめ
Notionは、情報の整理やタスクの管理、チームでのコラボレーションを助ける多機能なツールです。日常の業務やプロジェクト管理において、その効果を最大限に発揮するための方法を、この記事を通じて学ぶことができたことを願っています。
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